Rezygnacja Członka Zarządu ze sprawowanej funkcji – forma oraz adresat oświadczenia.

Członka Zarządu ze spółką łączy szczególna więź organizacyjno-prawna, która powstaje na skutek powołania go na stanowisko na mocy uchwały Zgromadzenia Wspólników. Członek Zarządu nie tylko  reprezentuje spółkę (w sposób określony umową spółki) lecz także, co ma istotne znaczenie, ponosi odpowiedzialność z tytułu zobowiązań spółki z o.o. za okres swojej kadencji (szerzej o odpowiedzialność Członka Zarządu za zobowiązania spółki tutaj). 

Z różnych powodów Członek Zarządu może podjąć decyzję o rezygnacji ze sprawowanej funkcji. Okoliczności takie jak konflikt między wspólnikami, zobowiązania osobiste, uniemożliwiające sprawowanie funkcji, brak możliwości faktycznej kontroli nad spółką czy też chęć uniknięcia ewentualnej odpowiedzialności majątkowej mogą spowodować konieczność rezygnacji ze sprawowanej funkcji.

Rezygnacja Członka Zarządu ze sprawowanej funkcji – zasady ogólne.

Dotychczasowa praktyka (orzecznictwo)  dopuszczała następujące sposoby złożenia oświadczenia:

• oświadczenie woli członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji ze sprawowanej funkcji powinno być złożone członkowi zarządu lub prokurentowi zgodnie z art. 205 § 2 lub art. 373 § 2 KSH.
• oświadczenie woli członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji ze sprawowanej funkcji powinno być złożone radzie nadzorczej lub pełnomocnikowi powołanemu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zgodnie z art. 210 § 1 KSH,
• oświadczenie woli członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji ze sprawowanej funkcji powinno być złożone organowi uprawnionemu do powoływania członków zarządu (Zgromadzeniu  Wspólników).

Zgodnie z przyjętą ostatnio uchwałą Sądu Najwyższego 7 sędziów z dnia 31 marca 2016 r. III CZP 89/15 (OSNC 2016/9/97), mającej moc reguły prawnej, dokonano usunięcia powyższych wątpliwości (link do uchwały):

Oświadczenie członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji z pełnionego mandatu powinno być składane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta tej spółki. Wyjątkiem jest rezygnacja z zasiadania w zarządzie składana przez jedynego członka zarządu będącego zarazem jedynym jej wspólnikiem albo akcjonariuszem.

W takim przypadku oświadczenie to wymaga formy aktu notarialnego.

Zasady ogólne rezygnacji Członka Zarządu ze sprawowanej funkcji określa przepis art. 205 § 2 KSH, stanowiący, że oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.Spółkę z o.o. reprezentuje zarząd który uprawniony jest do reprezentacji spółki, przyjmowania w jej imieniu oświadczeń skierowanych do spółki.

Oświadczenie o rezygnacji ze sprawowanej funkcji winno być dla celów dowodowych złożone w siedzibie właściwej spółki z o.o. w formie pisemnej. Stanowi ono jednostronną czynność prawną i nie wymaga do swojej ważności zaakceptowania rezygnacji przez drugą stronę.  W sytuacji gdy spółka odmawia przyjęcia oświadczenia, zastosowanie znajdzie art. 61 §  1 KC, który stanowi, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Koniecznym jest jednak dochowanie podstawowych wymagań i wysłanie oświadczenia w formie pisemnej zachowując pocztowy dowód nadania.

Rezygnacja Członka Zarządu ze sprawowanej funkcji – problemy organizacyjne.

W praktyce pojawiają się jednak następuje problemy:

• sp. z o.o. w której występuje konflikt pomiędzy wspólnikami/Członkami Zarządu na skutek którego odmawiają oni przyjęcia rezygnacji,
• sp. z o.o. w której zarząd jest jednoosobowy,
• sp. z o.o. w której rezygnację składają wszyscy Członkowie Zarządu,
• sp. z o.o. w której nie ma zarządu/prokurenta/pełnomocnika do zawierania umów z Członkami Zarządu.

Jak więc winien zachować się Członek Zarządu w sytuacji zarządu jednoosobowego/braku innych Członków Zarządu/konfliktu ze  wspólnikami lub zarządem:

1. Zwołanie Zgromadzenia Wspólników – zgodnie z art. 235 § 1 KSH zarządowi przysługuje prawo do zwołania Zgromadzenia Wspólników – skoro Członek Zarządu powołany został na stanowisko uchwałą Zgromadzenia Wspólników to zasadnym jest także złożenie rezygnacji na ręce Zgromadzenia co umożliwi wspólnikom wybór nowego Zarządu oraz dokonanie stosownych zmian w KRS,
2. Złożenie oświadczenia o rezygnacji ze sprawowania funkcji Członka Zarządu na ręce wspólników – w sytuacji gdy Zgromadzenie Wspólników nie może się odbyć lub tez nie chce przyjąć oświadczenia Członek Zarządu może, posiłkując się danymi adresowymi wspólników z umowy spółki wysłać im oświadczenie o rezygnacji, ewentualnie,
3. Powołanie prokurenta/pełnomocnika do przyjęcia oświadczeń o rezygnacji – w sytuacji paraliżu administracyjnego,
4. Informacja do KRS – Członek Zarządu może poinformować KRS o fakcie rezygnacji z funkcji Członka Zarządu. Sąd Rejestrowy może następnie zażądać od spółki dokonania zmian w KRS (art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia z dnia 20 sierpnia 1997 r. Dz.U.2017.700 t.j. z dnia 2017.03.31).

Rezygnacja Członka Zarządu ze sprawowanej funkcji a brak wykreślenia z KRS.

Koniecznym staje się także dopilnowanie by (nowy) Zarząd dokonał wykreślenia starego Członka Zarządu z KRS. Obowiązek taki ciąży na Zarządzie w terminie siedmiu dni od daty dokonania danej czynności. W sytuacji zwłoki Zarządu sąd rejestrowy może z urzędu (na skutek informacji uzyskanej od starego Członka Zarządu) przymusić zarząd do dokonania stosownych zmian.

Odrębnym zagadnieniem jest ewentualna odpowiedzialność za zobowiązania spółki w myśl art. 299 KSH Członka Zarządu, który skutecznie złożył rezygnację ze sprawowanej funkcji a nie został wykreślony z KRS. Były Członek Zarządu nie jest uprawniony do zgłoszenia dokonania zmian w Zarządzie nie może więc ponosić odpowiedzialności z tytułu zaniechań nowego zarządu. Skuteczność rezygnacji Członka Zarządu ze sprawowanej funkcji nie jest więc uwarunkowana dokonaniem zmian w KRS:

Odpowiedzialność członków zarządu z art. 299 § 1 k.s.h. stanowi sankcję za prowadzenie spraw spółki w sposób prowadzący do bezskuteczności egzekucji przeciwko spółce. Wykazanie przez członków zarządu, że w czasie pełnienia przez nich funkcji nie było podstaw do wystąpienia z wnioskiem o ogłoszenie upadłości lub z podaniem o wszczęcie postępowania układowego, oznacza, iż nie istnieje związek przyczynowy między sposobem sprawowania zarządu a szkodą doznaną przez wierzyciela spółki. Po wygaśnięciu mandatu wskutek rezygnacji (art. 202 § 4 k.s.h.) były członek zarządu nie może reprezentować spółki i nie ma wpływu na prowadzenie jej spraw. Nie może zatem złożyć wniosku o ogłoszenie upadłości i o wszczęcie postępowania układowego ani wniosku o wpis do KRS. Podmiotem obowiązanym do złożenia wniosku wpis do rejestru jest spółka (art. 14 w związku z art. 36 pkt 6 ustawy z 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym). – wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 2010 r. V CSK 172/10.